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Nos mueve crear experiencias grandiosas y significativas. Por eso somos más que una plataforma de eventos corporativos que maximiza la experiencia de los asistentes.

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lo que no debes hacer en un evento

Lo que no debes hacer en el momento de planear un evento

Tener presentes todas las características necesarias para la creación de un evento es un ejercicio de concentración, lógica y de atención al detalle, por lo que es necesario realizar un check list de lo que necesitas planear y ejecutar. Sin embargo, en esta ocasión tendremos una lista de procesos que no debes dejar que influyan en este proceso u olvidar algunas tácticas que son completamente necesarias para lograr un mejor resultado.

En el momento de la planeación de un evento, es necesario validar también la manera en la que el equipo de trabajo se divide las tareas, es decir, quienes se van a encargar de la estrategia de marketing y comunicación, el equipo que planteará el plan de trabajo, quienes estarán encargados de la logística, recursos tecnológicos o de los proveedores, además del equipo de servicio al cliente atento a las inquietudes de los usuarios e incluso de patrocinadores en caso de tenerlos, de esta manera podrás cubrir todas tus necesidades cuidando de todos los flujos de proceso establecidos por tu empresa.

Ahora bien, tenemos otras consideraciones igual de importantes que los responsables de cada tarea, con el fin de que puedas tener presente cada táctica según la fase en la que se encuentre el evento:

 

  1. Antes del evento 
  • En la fase de planeación se debe tener presente siempre la manera en la que vas a trabajar, establecer una ruta de acciones y el cronograma de las mismas; de igual forma siempre debes trabajar sobre objetivos claros, con indicadores establecidos por cada una de las etapas y por cada una de las áreas que están involucradas. De no hacerlo, corres el riesgo a actuar sobre la marcha, corrigiendo errores sobre el tiempo y sin una previa planificación a situaciones inesperadas, lo que dará como resultado re procesos, sobre carga en el equipo y un mal uso de los recursos.

 

Todos debemos estar alineados para conseguir los resultados esperados, por esto te aconsejamos reuniones de seguimiento además del uso de plataformas de gestión de proyectos por ejemplo, incluso planificación con el esquema de Gantter puede ser una buena solución al manejo del detalle de cada actividad.

 

  • Debes tener presente siempre la data con la que cuentas, es un error muy común no validar ni analizar los datos de eventos anteriores o de la industria, esto se convierte en una herramienta con las que se pueden predecir los problemas o indicadores para tener más presentes en cada fase. Los antecedentes nos brindan una información útil y práctica para agilizar los procesos de planeación de una manera correcta.
  • Piensa siempre en el usuario, además del valor agregado que puede tener en su evento, su experiencia y posterior calificación partirá de la manera como resolviste sus necesidades: no organices una agenda muy robusta o compleja en cuanto a horarios, temas o restricciones, esto puede influir en el número de registros o poca asistencia a las actividades planeadas.
  • Comunica, promueve y divulga tu evento con el suficiente tiempo de antelación para gestionar todos los detalles y que los asistentes tengan la oportunidad de validar su agenda, sus intenciones de compra de entradas y observar de mejor manera lo que tienes preparado para ellos.
  • Busca con antelación y tiempo cada equipo, plataformas y elementos logísticos que necesites, así mismo, asegúrate que cada uno de estos recursos cumple con los requisitos necesarios para cumplir cada tarea, no queremos sorpresas sobre la marcha o con pocos días de la realización del evento.

 

  1. Durante el evento 
  • Retomando la última idea, la calidad de proveedores y elementos, tu equipo de logística debe estar preparado para el número de personas que asisten, así como tener un soporte tecnológico necesario para evitar imprevistos y que la experiencia de los asistentes sea vea afectada por estos temas que se pueden manejar con una buena planeación.
  • Manejar los datos, los procesos y los resultados de manera análoga o manual es algo que tampoco debes permitir, siempre utiliza software de gestión, plataformas de monitoreo o un dashboard de resultados para el manejo total de la data que se está generando, de nada sirve tener en cuenta todos los detalles si estos procesos están demandando más tiempo del necesario.

 

Por ejemplo, en Gevents tenemos una plataforma para eventos que apoya la experiencia de tus clientes / asistentes, a través de módulos de información, registro, networking, agenda, y detalles significativos que pueden facilitar tus procesos. Además cuentas con un back up de información dentro de nuestro Dashboard de resultados que luego podrás analizar de una manera completa y dinámica.

 

  • Estar pendiente de los asistentes también significa la validación de las comodidades que tienen, los espacios de interacción y la conexión con tu marca, si te concentras más en otros detalles perderás la oportunidad de incrementar ventas, oportunidades o gestionar alianzas de importancia.

 

  1. Después del evento
  • Ha finalizado el evento y en el momento de validación de resultados tendrás que esperar un tiempo más por poder analizar los mismos, esto sucede porque la información no estuvo digitalizada desde un inicio y no manejaste un software de seguimiento; además de tener en cuenta este punto, sí es necesario realizar un barrido de información y analizar la información con base en los objetivos planteados en la estrategia del evento.
  • No tener una estrategia de comunicación para los asistentes luego del evento es otro de los errores más comunes, has ganado una serie de leads a la que debes seguir llevando información, contenidos de valor y una experiencia post evento. Cerrar un gran negocio puede implicar todo esto, es necesario gestionar cada actividad con el fin de crear una conexión real entre un cliente potencial y tu marca.

Esperamos que hayan sido útiles cada una de estas premisas, en Great Events estamos dispuestos para apoyar cada una de tus solicitudes y por qué no, hacer negocios juntos. Si quieres mayor información al respecto, solo debes ingresar tus datos en el siguiente formulario y nosotros nos comunicaremos contigo:

 







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